Zo managed eWarehousing het logistieke proces tijdens de drukte rondom de feestdagen. 

Als webshop eigenaar wil je weten waar je aan toe bent als je het logistieke proces van je webshop uitbesteedt. Je wil erop vertrouwen dat alles goed geregeld is. Zeker tijdens de piekdrukte rondom de feestdagen. En dat begrijpen wij maar al te goed. Daarom geeft in dit blog Marc van Duuren, operationeel manager bij eWarehousing, antwoord op de vraag hoe eWarehousing tijdens de drukte het logistieke proces in goede banen leidt. Zo kan jij met een gerust hart genieten van de feestdagen!

Toenemende drukte in het logistieke proces

De drukte rondom Black Friday en de feestdagen nemen de laatste jaren flink toe; consumenten geven steeds meer geld uit via webshops. In aanloop naar Black Friday stijgt volgens Marc het aantal orders met 30 tot 50 procent en tijdens Black Friday met wel 50 tot 100 procent. “Een paar jaar geleden was de drukte met Black Friday maar één dag. Nu zie je dat de campagnes al ruim van tevoren beginnen en doorlopen tot na het weekend. Daarnaast zitten dit jaar Pre-Black Friday, Black Friday, Sinterklaas en Kerst dicht op elkaar. De maand december is dus extra druk bij eWarehousing. En deze drukte loopt door tot eind januari; de maand waarin consumenten hun bonussen uitgeven en veel retouren binnenkomen. Daarmee is januari de op twee na drukste maand van het jaar.” Aldus Marc.  

Een perfecte voorbereiding

Deze piekdrukte heeft grote invloed op het logistieke proces van eWarehousing. Het vraagt om een perfecte voorbereiding, goede focus en de juiste inzet van het personeel. Marc legt uit: “We moeten opschalen om de drukte aan te kunnen. De voorbereiding moet staan als een huis. We beginnen daarom al maanden van tevoren en houden in een digitale planning bij wat er moet gebeuren. Zo moeten we bijvoorbeeld de capaciteit van het personeel verhogen, aangezien het personeel één van de succesbepalende factoren is. Parttime medewerkers vragen we rondom de drukke periode meer te werken en daarnaast zetten we extra flexibele krachten in. Ze werken hard in deze drukke tijden. We zorgen daarom dat de sfeer goed is en houden ze gemotiveerd door o.a. behaalde resultaten en successen te delen.” 

“Op personeelsvlak moeten we klaarstaan als obers in een restaurant, terwijl de deuren van het restaurant nog gesloten zijn.”

Nauwe samenwerking met onze klanten

Het goed invullen van de personele planning is één van de uitdagingen om het logistieke proces tijdens de drukte succesvol te managen. Maar volgens Marc er spelen nog meer factoren mee. “Een goede samenwerking met partijen om ons heen is ontzettend belangrijk. Als fulfilment bedrijf zijn wij een verlengstuk van de webwinkels en een belangrijke schakel in het logistieke proces. Elk jaar informeren we daarom pro-actief bij onze klanten wat ze verwachten van Black Friday en de feestdagen. Hebben ze acties ? Hoeveel omzet verwachten ze te draaien? We bekijken per webshop wat de impact hiervan is op het logistieke proces. Onze jarenlange ervaring komt hierbij goed van pas. Ook adviseren we de webshops om ruim voor de feestdagen hun voorraad op peil te brengen. Hierdoor kunnen wij als fulfilment bedrijf het logistieke proces nog beter laten verlopen.”

Vervoer partijen

“Ook met de vervoerders zoals PostNL, DHL en DPD werkt eWarehousing nauw samen. Vervoerders zijn weer afhankelijk van onze informatie om hun schakel in het logistieke proces in goede banen te leiden. We overleggen ruim van tevoren over de verwachte toename en nemen de planning door. Vervolgens schatten zij in wat nodig is om de drukte aan te kunnen. Bijvoorbeeld het inzetten van meer ritten of grotere trailers. We zien dat vervoer partijen veel hebben geleerd van de vorige jaren; ze konden in het verleden niet alle pakketjes op tijd leveren. Daarom nemen ze nu extra maatregelen om de piekdrukte aan te kunnen en hebben ze de planning naar voren getrokken. Overigens is de consument ook medebepalend voor een succesvolle levering. Het helpt als ze op tijd hun bestelling plaatsen. Deze boodschap wordt dit jaar duidelijk gecommuniceerd in campagnes van webshops en vervoer partijen zoals Post NL.” 

“De consument heeft vaak geen idee wat erbij komt kijken als ze een order plaatsen in de drukte rondom de feestdagen.” 

Scherp blijven

Door een goede voorbereiding en samenwerking is de kans groot dat het logistieke proces optimaal verloopt. Maar daarin ligt meteen ook een valkuil volgens Marc. “In deze drukke maanden mag er geen gemakzucht het bedrijf insluipen. De successen die je op dagbasis weet te halen, zijn geen garantie voor succes in de volgende dagen. Als je denkt dat het allemaal wel goed gaat en dingen op zijn beloop laat, snijd je jezelf als bedrijf in de vingers. Het is belangrijk dat iedereen scherp blijft en alle neuzen dezelfde kant op blijven wijzen. Daarom verhogen we tijdens de drukte de overlegmomenten. In plaats van drie keer per dag overleg, zitten de teamleiders om het uur bij elkaar om te kijken hoe ze er nu voor staan. Na één uur kan de stand van orders al helemaal veranderd zijn. Door bovenop het proces te zitten, kun je indien nodig tijdig bijsturen.”

Een goede back-up en buffer

Een goede back-up en extra buffer mogen volgens Marc daarbij niet onderschat worden. “Rondom Black Friday en de feestdagen moet je als fulfilment bedrijf en webshop alle risico’s minimaliseren. Het is het belangrijk om een buffer in te bouwen, zodat je onverwachte zaken zoals ziek personeel kunt opvangen. Dit geldt overigens ook voor de IT. We zorgen in deze drukke tijden voor een extra back-up, zowel in de cloud als op serverniveau. Ook doen we rondom Black Friday en de feestdagen geen updates meer. Deze tillen we over de feestdagen heen. Je wil niet riskeren dat een update fout gaat tijdens de drukte. Mocht er onverwachts toch een digitaal probleem optreden, dan schakelt onze IT partner heel snel. We hebben duidelijke afspraken met onze IT partner gemaakt over de responstijd. Want het personeel kan nog zo hard werken en je kunt alles nog zo goed voorbereid hebben, als de IT het niet aan kan, ga je geen succes behalen. 

Om het logistieke proces tijdens de drukte rondom de feestdagen optimaal te managen, zorgt eWarehousing dus voor een optimale voorbereiding, samenwerking, focus en goede back-ups om de risico’s te minimaliseren. Na jarenlange ervaring is dit proces bij eWarehousing goed geregeld. Maar vergeet niet dat je als webshop zelf ook een belangrijk aandeel hebt. Informeer je consumenten tijdig over de drukte en levertijd, overleg met je fulfilment partij over de verwachtingen en zorg dat je voorraad ruim op tijd binnen is. Zo houd je meer tijd over om stappen te nemen om je omzet te boosten tijdens Black Friday en de feestdagen.